Uzņēmēja digitālais komplekts jeb noderīgi e-rīki efektīvam biznesam
Viesturs Deksnis, SIA “Communications & Strategies” valdes loceklis
Uzņēmējiem ikdienas ritms ir ļoti dinamisks – komandējumi, konferences, sanāksmes. Tam visam pa vidu ir jāpagūst veikt virkne birokrātisku lietu – jāparaksta dokumenti, jāsazinās ar valsts un pašvaldību iestādēm, jāveic maksājumi. Ja uzņēmums ir liels, tad parasti daļu funkciju veic darbinieki, taču mazā un vidējā uzņēmuma vadītājs ir cilvēks “orķestris”, kuram ir jānodarbojas ne tikai ar stratēģisko plānošanu un klientu apkalpošanu, bet arī vienlaikus jāpilda jurista, grāmatveža un lietveža pienākumi. Šāds “universālais kareivis” esmu arī es, taču vienā brīdī sapratu, ka ir nepieciešamas pārmaiņas, proti, procesiem jākļūst efektīvākiem. Šeit lielisks palīgs ir digitālie rīki, kas darbu padara ātrāku un mobilāku.
Procesu vadīšana jebkurā vietā, jebkurā laikā
Viena no galvenajām uzņēmēja funkcijām ir procesu vadīšana, kurā ietilpst arī dokumentu pārvaldība un finanšu plūsmas organizēšana. Ir situācijas, kad dokumenti ir jāparaksta nekavējoties. Piemēram, mana sabiedrisko attiecību aģentūra bieži rīko dažādus pasākumus publiskās vietās, kur nepieciešams vietējās pašvaldības saskaņojums, un saistošie noteikumi nosaka saskaņošanas termiņu. Taču dažreiz pasākumi tiek rīkoti pēkšņi, reaģējot uz kādu sabiedriski svarīgu notikumu, tātad – iesnieguma ar lūgumu saskaņot pasākumu pēdējā diena citreiz ir šodiena, bet es, kā vienīgā paraksttiesīgā persona, atrodos ārzemēs. Šādos gadījumos mani “glābj” eParaksts.
Teikšu atklāti, pirms vairākiem gadiem, uzsākot lietot eParakstu, izjūtas bija divējādas. No vienas puses, es sapratu, ka darīt pa vecam vairs nevar un ir jāiet laikam līdzi – jākļūst mobilākam un digitālākam, no otras puses, tās bija īstas galvassāpes, jo apgūt jauno rīku nebija nemaz tik vienkārši. Šobrīd, kad eParaksts ir pilnveidojies, pietam ir pieejams arī mobilajā versijā, vairs savu ikdienu nespēju bez tā iedomāties. Līgumi, iesniegumi, akti, rēķini – tos visus es varu parakstīt jebkurā vietā un laikā, pietam ir simtprocentīga garantija, ka dokumentus saņems tieši tas adresāts, kuram tie ir domāti, turklāt interneta, ne pastnieka ātrumā.
Tas pats attiecas uz Smart-ID, ko, atzīšos, sāku lietot pavisam nesen, pateicoties sievas pamudinājumam, kura to jau lietoja kopš tā izveidošanas. Atkal, smags sākums ar reģistrēšanos un uzticēšanos lietotnei, vai viss notiks korekti, taču paiet laiks un es arī bez šī rīka vairs nevarētu jau iztikt. Piemērs no dzīves, biznesa ikdienas. Organizējot reģionā pilsētas svētku ietvaros pasākumu, piegādātājs, ar kuru ir sarunāta telts uzlikšana, neierodas, un steidzami, pietam sestdienā, nepieciešams jauns piegādātājs. Šādos apstākļos firmas gatavas strādāt tikai ar simtprocentīgu avansa maksājumu. Man, protams, nav līdzi nedz dators, nedz kodu kalkulators, lai veiktu pārskaitījumu, savukārt vienīgā vietējā bankas filiāle brīvdienā nestrādā. Pēdējais “glābšanas riņķis” bija Smart-ID, ar kura palīdzību maksājumu varēju veikt pusminūtes laikā, un piegādātājs spēja operatīvi atvest un uzstādīt telti mūsu pasākumam.
Laiks biznesā dažkārt ir vērtīgāks par naudu
Šobrīd, kad tautsaimniecības nozares strauji attīstās un mainās biznesa modeļi, uzņēmējiem laiks ir vērtīgāks par naudu. Arī pats esmu ieguldīto laiku konkrētos procesos vērtējis naudas izteiksmē. Piemēram, stāvēšana pusstundu rindā kādā iestādē, lai iesniegtu dokumentus, un pierēķinot klāt pusstundu turp un atpakaļ ceļā, manā gadījumā ir ekvivalenta viena preses materiāla uzrakstīšanai savam klientam.
Šajā gadījumā jaunievedums papildus jau minētajai dokumentu elektroniskās parakstīšanas iespējai ir valsts izveidotā e-adrese, ko iedzīvotāji un uzņēmēji var brīvi lietot jau šobrīd. Tas ir moderns un ērts veids kā visu saziņu ar valsts un pašvaldību iestādēm turpmāk veikt elektroniski un vienuviet – savā e-adresē. Pietam saziņa ir ne vien ērta un ātra, bet arī droša.
Gan man, gan arī citiem maniem biznesa partneriem nereti dokumentu aprites ar iestādēm ātrumu kavē divi faktori: pirmkārt, ne vienmēr mēs zinām, tiešo iestādes e-pasta vai fizisko adresi, kā rezultātā dokumenti “klejo pa kabinetiem”, kamēr atrod īsto adresātu; otrkārt; nekas nesagādā lielākas ciešanas, kā paziņojums no pasta, ka iestāde ir atsūtījusi ierakstītu vēstuli. Varu atzīties – bieži pat nokavēju vēstuļu izņemšanas termiņu, jo biznesa aktīvajos periodos man tam vienkārši nav laika. Sekas novēlotai saziņai ar iestādēm mēdz būt dažādas – sākot ar soda naudas aprēķinu par kāda maksājuma kavējumu un beidzot ar novēlotu atļaujas saņemšanu par jauna produkta ieviešanu tirgū.
Uzņēmējdarbība ir dzīvesveids
Biznesā ir jābūt godīgam pret sevi un jāpieņem, ka uzņēmējdarbība nav tikai darbs, tas ir arī dzīvesveids. Lai kā es plānotu savu laiku, lai kādu komandu piesaistītu, mana iesaiste procesos ir 24/7. Pat netieši, atrodoties atvaļinājumā ārzemēs, zemapziņā es skatos, mācos, smeļos pieredzi, kā strādā mediji citās valstīs, kā sabiedrisko attiecību speciālisti konsultē politiķus u.tml. Atminos nesenu divu dienu lidojumu uz Londonu, abi ar sievu gājām apskatīt Vestminsteras abatiju, taču garām bija jāiet britu valdības namam, kur ārpusē notika Brexit protesta akcijas – skaidrs, ka profesionālā ziņkāre ņēma virsroku, un “kājas mani aiznesa” uz žurnālistu telšu pilsētiņu, kur nepārtraukti tika veidoti jaunākie sižetus par britu valdības nedienām. Šis piemērs spilgti ilustrē uzņēmēja dzīves stilu.
Interesanti, bet tieši atvaļinājumos, kuri gan man ir reti un īsi, es visvairāk izjūtu digitālo rīku sniegtās iespējas. Viens no pēdējā laika atklājumiem man ir lietotne “Zoom”, kas dod iespēju pieslēgties klienta video konferencei no sava viedtālruņa jebkurā vietā, kur ir tīkla pārklājums. Tajā pašā laikā ir jāatzīst, ka biznesā saziņas kanāli ar klientiem ir ļoti dažādi, ir jāpielāgojas katras organizācijas un katra vadītāja paradumiem. Viens ir sasniedzams tikai WhatsApp, cits Facebook Messenger, bet kādam vislabāk patīk izmantot tradicionālo e-pastu. Tāpēc es priecājos, ka vismaz valsts sektorā mēs pamazām ejam uz vienu saziņas platformu – e-adresi.
Labāk īstermiņā zaudēt laiku, nekā ilgtermiņā biznesu
Man ir tāds mīļš teiciens – “Ziedot īstermiņu, ilgtermiņa vārdā”, proti, es ik pa laikam nolieku malā rutīnas darbus, lai iedziļinātos, kā procesus padarīt efektīvākus, un ilgtermiņā no tiem saņemtu lielāku ieguvumu. Digitalizācija ir stāsts tieši par to. Īpaši būtiski tas ir mazajiem un vidējiem uzņēmējiem (MVU), kuri veic gan biznesa vadības funkcijas, gan arī nodrošina dokumentu apriti un finanšu plūsmu. Līdz ar to es ieteiktu katram MVU vadītājam padomāt, kas ir viņa digitālajā komplektā. Manējā noteikti ir eID karte, kas ir digitālā atslēga, lai varētu lietot eParakstu un e-adresi – nodrošinot ātru, ērtu un drošu dokumentu apriti ar valsts un pašvaldību iestādēm, tas ir Smart-ID – ļaujot veikt ātrus maksājumus jebkurā vietā un laikā, tā ir lietotne “Zoom” – savienojot mani un klientu drošā tiešsaistes režīmā, lai zibenīgi organizētu “prāta vētru” par kādu aktualitāti un pieņemtu ātru lēmumu par rīcību.
Viss sākas ar bailēm un beidzas ar gandarījumu, ja tās pārvar. Šī pieeja lielā mērā ir attiecināma arī uz digitālo iespēju izmantošanu. Viss jaunais, nezināmais nereti rada nedrošību un bažas, vai man izdosies. Es ieteiktu nebaidīties un, ja arī pašam ar pirmo piegājienu neizdodas uzsākt lietot vienu vai otru digitālo rīku, tomēr nemest plinti krūmos un lūgt padomu pie tiem, kuri jau e-rīkus izmanto. Es pats ilgi domāju, vai man bez parastā eParaksta ar karšu lasītāju vajadzētu arī eParakstu Mobile, lai parakstītu līgumus es varētu ātrāk. Atzīšos, ka tikai ar kādu trešo piegājienu es saņēmos, lai pieietu pie atsaucīgajām Latvijas Valsts radio un televīzijas centra darbiniecēm, kuras man ar smaidu uz lūpām pieslēdza elektroniskā paraksta mobilo versiju. Tāpēc uzticēšanās digitālajām iespējām un uzdrīkstēšanās lūgt palīdzību kādam zinošākam tās ieviest biznesā – noteikti dos uzņēmējdarbībai jaunu pievienoto vērtību.
