Nosakiet kādi ir nepiecienāmie procesu uzlabojumi

Daži jautājumi un kuriem jāgūst atbilde ir:

• Kuri ir kritiskākie procesi?
• Cik no tiem iesaista personālu, cik un kādu sistēmu, vai ir kombinēti procesi?
• Kādas ir mērogojamības prasības procesu skaita ziņā, cik vietās ģeogrāfiski notiek darbība?
• Cik sarežģīta ir IT infrastruktūra? Kādu platformu veiksmīga darbība nepieciešama? Vai viens no stratēģiskajiem mērķiem ir infrastruktūra kā pakalpojums?
• Kādas ir īstermiņa un kādas ilgtermiņa procesu vajadzības?

Uzlabojumu izvērtēšanā un BPM pakotnes izvēles procesā iesaistiet gan cilvēkus no kompānijas biznesa, gan no IT puses. Abu šo speciālistu grupu iesaistīšana ir kritiski svarīga BPM ieviešanas projekta veiksmīgam iznākumam, tādēļ tos ieteicams piesaistīt jau izvēles procesa sākumā.

Saprotiet, kādas ir BPM risinājuma iespējas un to, kādas papildu iespējas ir nepieciešamas

Lai BPM risinājuma ieviešana būtu sekmīga, ir vairākas lietas, ko šim risinājumam jānodrošina. Ja tās nav nodrošinātas ieviešanas process aizņems vairāk laika, būs sarežģītāks un dos mazāku ieguvumu, un potenciāli var pat būt lemts neveiksmei. Pirmkārt un galvenokārt, BPM pakotnei jāspēj risināt jautājumus, kas ietver gan personāla, gan sistēmu centriskus uzdevumus, jo tie abi ir svarīgi biznesam. Citas svarīgas iespējas ir:

• Procesus veidot un modelēt grafiskā formātā, kuru ir viegli pārvaldīt un publicēt procesa izpildei. Jābūt atsevišķiem biznesa procesa definēšanas rīkiem, formām un lomām procesu plūsmu vieglākai noteikšanai un uzturēšanai;
• Izpildīt un pārvaldīt gan vienkāršus, gan sarežģītus procesus izmantojot stabilu un mērogojamu procesu dzinēju;
• Izveidot tiešsaistes formas, kas pieejamas visā procesa gaitā, ļaujot atteikties no papīra izmantošanas;
• Katram lietotājam organizācijā dinamiski piekārtot lomas un automātiski pielāgot datus atbilstoši katra lietotāja individuālam „skatupunktam”;
• Nodrošina iespēju vienam lietotājam pārraudzīt visu procesu un nodrošina piekļuvi caur portāliem, piemēram, SharePoint, Outlook, tīmekļa pārlūku, un mobilajām ierīcēm;
• Atbalsta piekļuvi un dalību, biznesa procesiem izmantojot vairākas mobilās platformas, neprasot papildu investīcijas IT un izstrādē, ļaujot izvērtēt veidus, kā notiek sadarbība starp darbiniekiem, un ar klientiem, un partneriem;
• Nodrošina vieglu piekļuvi inteliģentu lēmuma pieņemšanai neieciešamajam saturam, un automātiski veido audita pierakstus;
• Uzrauga procesu aktivitāti, sniedz tūlītēju ieskatu procesu saturā un statusā. Nodrošina piekļuvi esošajam un vēsturiskajiem lietotāja saskarnes paneļiem, un veido atskaites, kas ļauj veikt nepārtrauktu procesa uzlabošanu;
• Simulē izmaiņu ietekmi uz procesu, izmantojot reālus procesa datus, un reāllaikā ļauj veikt izmaiņas procesu plūsmās, lomās un formās. Nodrošina iespēju pievienot jaunus procesus, neietekmējot biznesa darbības;
• Ļauj veikt dinamiskas izmaiņas procesos, tādējādi darbinieki var tos pielāgot konkrētam projektam;
• Viegli integrējams ar dažādām aplikācijām – .NET, Java, un vecākām sistēmām. Tādējādi ir iespējams pilnībā izmantot esošo infrastruktūru un gūt lielāku labumu no BPM ieviešanas;
• Veidots izmantojot jaunākās tehnoloģijas, piemēram, web servisus, un piedāvā izstrādes platformu, kas ļauj virzīties uz servisa orientētu arhitektūru (SOA), nodrošinot optimālu sadarbspēju;
• Viegli konfigurējams, lai apmierinātu jūsu procesu vajadzības.

 Bez minētajām pamata funkcijām BPM pakotnes piedāvā plašāku funkcionalitāti. Jāizvērtē, kuras no papildu funkcijām ir svarīgākās īstermiņā un nopietni jāizvērtē arī tās iespējas, kas var būt nepieciešamas nākotnē. Šīs papildu iespējas ļauj pārspēt citas organizācijas, nodrošinot augstāka līmeņa procesu organizāciju un ļaujot atrauties no konkurentiem.

Svarīgākās papildu iespējas, kas izvērtējamas ieviešot BPM pakotni, ir:

• Integrēta uzņēmuma un biznesa arhitektūra. Šāda integrācija ļauj atklāt plaisas organizācijas struktūrā, kas traucē sasniegt stratēģiskos mērķus. To sasniedz precīzāk novērtējot BPM projektu relatīvo vērtību, nosakot tās iniciatīvas, kas dos lielāku pienesumu organizācijas mērķu sasniegšanā, un ļauj veikt stratēģisko plānošanu, lai veicinātu šos procesus;
• Uzlabota atskaišu un biznesa inteliģences funkcionalitāte ļaus analizēt gan reāllaika, gan vēsturiskos datus. Šīm iespējām jābūt integrētām BPM pakotnē un jāspēj izmantot reālos datus, lai pieņemtie lēmumi būtu balstīti uz pašu jaunāko informāciju;
• Uzlabota biznesa likumu pārvaldība nepieciešama, ja jāpārvalda liels daudzums dažādu nosacījumu, dažādos procesos. Tas ļaus automātiski atklāt dažādas procesu izveides kļūdas, ņemot vērā dažādus iespējamos apstākļus.  Tas ļauj automatizēt lielu daļu procesu un minimizēt nosacījumu izmaiņu ietekmi, tomēr nodrošinot to, ka šie nosacījumi tiek ņemti vērā dažādās politikās un visos kompānijas procesos;
• Uzlabotas modelēšanas un simulācijas iespējas ļauj grafiski iepazīst procesus, un arī simulēt kā izmaiņas ietekmē procesus un daudzus ar tiem saistītos parametrus, piemēram, cenu, peļņu, resursu izmantošanu, izpildes ātrumu un citus svarīgus rādītājus. Modelēšanas un simulācijas videi jābūt integrētai ar BPM pakotni, lai nodrošinātu, ka tiek izmantoti reāli procesa dati un to, ka nepieciešamās izmaiņas procesos iespējams ieviest ātri. Statistiskās analīzes moduļi, kā piemēram Six Sigma jāintegrē tā, lai ir viegli pieejami, jo kvalitatīva statistiskā analīze ir svarīga procesa rituma uzlabošanai;
• Plašas integrācijas iesējas un vecāku (legacy) sistēmu pārvaldība ir svarīga organizācijām ar lielu sistēmas bāzētu procesu skaitu un situācijās, kad IT infrastruktūra ir ļoti heterogēna. Integrācijas iespējas nodrošinās ne tikai divu sistēmas punktu savienošanu, bet arī ļaus BPM pakotnei pārvaldīt un kontrolēt procesu izpildi citās sistēmās. Tas nodrošina to, ka BPM pakotne ir galvenā visu procesa pārvaldīšanas platforma. Tas paver ne tikai plašākas kontroles iespējas, bet arī ļauj uzlabot vecāku programmu veiktspēju. Ja izmantojat lieldatoru, izmantojiet iespēju viegli piekļūt procesiem un pārvaldīt programmas, kas darbojas BPM pakotnē.

5 svarīgi iespējamā BPM piegādātāja parametri:

1. Jābūt tirgus līderim;
2. Jāspēj ātri reaģēt;
3. Jābūt pieredzei;
4. Jābūt vīzijai;
5. Jābūt apmierinātu klientu bāzei un labām pozīcijām tirgū.

Daudzas papildu iespējas tiek piedāvātas kā atsevišķas programmas, tomēr to cieša iekļaušana BPM pakotnē ir vienīgais veids kā nodrošināt ātru ieviešanu, ļauj izmantot vienotu saskarni un, pateicoties tam, ka risinājumu atbalsta viens piegādātājs, ļauj samazināt izmaksas. Ja jūsu rīcībā jau ir kāda no šīm tehnoloģijām, labākie BPM pakotņu piegādātāji spēs ātri izveidot saiti ar to, bieži tas notiek, izmantojot pakotnē iekļautu savienošanas moduli.

Ir arī svarīgi izprast, kā BPM mijiedarbojas ar citām sistēmām, piemēram, satura un dokumentu pārvaldības, biznesa veiktspējas pārvaldības utt. Šī izpratne būs svarīga pakotnes izvēles procesā, jo ļaus novērtēt izraudzītā risinājumu noturīgumu un veiktspēju dažādās situācijās. Apsveriet, cik svarīgas šīs papildu iespējas jums ir.

Dokumentējiet vajadzības un izvērtējiet prioritātes

Kad ir izprastas BPM pakotnes iespējas un papildu iespēju piedāvājums, veidojiet dokumentu, kurā fiksējat sev svarīgāko, un fokusējieties uz izvēles procesā izmantotajiem izvērtēšanas kritērijiem. Dokumentā iekļaujiet gan funkcionālās prasības, gan arī prasības, kas izriet no nepieciešamajiem kompānijas veiktspējas uzlabojumiem. Noteikti izvērtējumā, iekļaujiet ne tikai pašu produktu, bet arī tā piegādātāju, kas veiks ieviešanu un nodrošinās atbalstu. Uzsvaru lieciet uz lietām, kas ir svarīgas tieši jums, un nekoncentrējaties uz to, kas nav svarīgs. Neļaujieties, lai piegādātājs novērš jūsu uzmanību ar lieliskām, bet nevajadzīgām produkta iespējām. Fokusējieties uz savu uzdevumu optimāla risinājuma ieviešanu.

Nosakiet iespējamos risinājuma piegādātājus

Pirmais solis ir veikt piegādātāju sākotnējo atlasi no saraksta izslēdzot tos, kas nav BPM pakotņu piegādātāji. Daudzi ražotāji savus produktus reklamē kā BPM, bet tikai daļa no tiem piedāvā risinājumus, kas patiešām spēj nodrošināt pilnīgu procesu pārvaldību visas organizācijas ietvaros.

Kad izraudzīti piegādātāji, kas piedāvā BPM sistēmas, iespējamo piegādātāju sarakstu var vēl vairāk saīsināt, izvērtējot to pozīcijas tirgū, veiktspēju, pieredzi un arī vīziju. Kā atpazīt šos pieredzējušos piegādātājus? Izvērtējiet to vēsturiskos darījumus un jau esošo klientu atsauksmes. Globālu ražotāju gadījumā var izvērtēt pētījumu firmu publikācijas, kurās analizēts iespējamais risinājums. Izvērtējiet, ko par to raksta – Gartner, Forrester, IDC, un Ovum. Par ražotāja esošajām pozīcijām, ne mazāk svarīgs parametrs ir piegādātāja pozīcijas tirgū. Kompānijas stabilitāte, ko raksturo finanšu rādītāji, jaunu klientu piesaistīšana un citi viegli izvērtējami kritēriji. Ir svarīgi, lai jūsu izraudzītais piegādātājs jau ir vairākkārt veiksmīgi ieviesis piedāvāto risinājumu, un lai tam ir labi izstrādāta attīstības stratēģija. Tas nodrošinās to, ka piegādātājs arī turpmāk būs sekmīgs un spēs jums nodrošināt atbalstu. Ja svarīgs parametrs ir reģionālais atbalsts, noskaidrojiet kurš piegādātājs nodrošina atbalstu reģionā, kuru aptver jūsu organizācijas darbība. Izvērtējot pašu BPM produktu, svarīgi, lai risinājumu izstrādātājs ilgtermiņā spētu nodrošināt tehnoloģisko ekselenci. Te jāizvērtē produkta esošais attīstības līmenis, attīstības plāni un BPM izstrādātāja vēlme produktos ieviest jauninājumus. Galu galā, ja neveicat plašu izstrādātāja un piegādātāja izvērtēšanu, iepazīstieties ar lietotāju atsauksmēm. Iepazīstieties ar dokumentētajiem pilot projektiem un publiski pieejamo informāciju. Ja risinājuma lietotājs par to sniedz labas atsauksmes un uzsver, ka risinājums ļāvis uzlabot uzņēmuma veiktspēju, ir liela iespēja, ka tas spēs risināt arī jūsu organizācijas problēmas.

Veiciet piegādātāju novērtēšanu un iesaistiet tos koncepcijas izstrādē

Kad ķeraties tieši pie piegādātāja izvērtēšanas, fokusējieties uz saviem uzdevumiem un kritērijiem, kas svarīgi tieši jūsu biznesam. Veiciet piegādātāja izvērtēšanu, iepazīstoties ar tā finanšu rādītājiem, izzinot esošo klientu apmierinātību un noskaidrojot apmācības iespējas un piedāvājumu. Neatkarīgu informāciju par piegādātāju, iespējams, var iegūt arī no tirgus izpētes firmām. Izmantojat to. Šajā izvēles solī ir lietderīgi klātienē iepazīties ar citu izraudzītā risinājuma klientu pieredzi. Ja iespējams veiciet intervijas, lai no pirmavota noskaidrotu, kas jūs sagaida produkta ieviešanas procesā. Tas dos papildu informāciju par produkta atbalstu un stabilitāti.

Visbeidzot nebaidieties piesaistīt izstrādātāja pārstāvi koncepcijas izstrādes agrīnos soļos. Tas palīdzēs rast lielāku pārliecību par risinājuma spēju apmierināt jūsu vajadzības un radīs priekšstatu par iespējamo atbalstu un ilgtermiņa servisu.

Lai no BPM ieviešanas gūtu maksimālu labumu, jāizvērtē iespējas uzlabot organizācijas iekšējos procesus. Jums ir jāizprot, kādus resorus nepieciešams ieguldīt BPM risinājuma ieviešanai un pilnveidošanai. Kādas ir prasības darbinieku kvalifikācijai? Kādas ir nepieciešamās prasmes, lai programmatūru tiešām efektīvi izmantotu un pārvaldītu? Kādus rīkus izstrādātājs piedāvā, lai atbalstītu sadarbību starp biznesa lietotājiem un IT? Neliels pilotprojekts ļaus vislabāk izvērtēt to, kādus resursus BPM ieviešana prasīs.

Ieviest efektīvu biznesa procesu pārvaldības praksi ar laiku kļūst par nepieciešamību jebkurai organizācijai. Jautājums ir – vai ir nepieciešams ieviest arī BPM pakotni. Raugoties uz faktu, ka tūkstošiem organizāciju visā pasaulē, visdažādākajās nozarēs, ievieš BPM tehnoloģiju un to darbība kļūst efektīvāka, šķiet, ka atbilde ir pašsaprotama – jūs varat, vai nu riskēt neglābjami atpalikt no konkurentiem, vai arī izvēlēties ieviest BPM pakotni.

Tādēļ nevilcinieties un sāciet izvēles procesu – tikai ņemiet vērā šos piecus vienkāršos soļus, kas palīdzēs atrast pareizo ceļu un uzlabos iespējamību, ka jūsu izraudzītā BPM pakotne būs piemērotākā tieši jūsu specifiskajām vajadzībām.